Professione Webmaster: come organizzare meglio il lavoro con le checklist

WebmasterCreare e gestire un sito web è un’attività entusiasmante e gratificante, purtroppo però la passione in molti casi non basta. Il nostro amato sito web infatti ha bisogno di cure, manutenzione e protezione, perché i problemi sono sempre dietro l’angolo: perdite di dati, calo delle visite, utenti scontenti quando non decisamente ostili, attacchi informatici, problemi legali o burocratici, aggiornamenti sbagliati del software… solo per citarne alcuni!

Imparare a gestire ma soprattutto a prevenire i problemi è un’abilità fondamentale per il webmaster; se si vuole affrontare questa attività con successo, e magari farla diventare la propria professione, è necessario avere metodo e organizzazione. Con ciò non vogliamo affermare che bisogna smettere di divertirsi per diventare burocrati senza fantasia, anzi tutto il contrario, tutto ciò richiede una gran dose di fantasia e creatività, oltre che studio.

Checklist alla riscossa

Uno strumento molto semplice, ma allo stesso tempo molto potente, a disposizione del webmaster (e del sysadmin) è la checklist. Una checklist è un elenco ordinato di passi da compiere per ottenere un certo risultato. Nulla di trascendentale, complicato o formale: è la cara, vecchia, familiare “lista della spesa”. Talmente ovvia… che si finisce sempre per snobbarla!

I punti a favore di questa soluzione sono molti:

  • permette di pensare una volta sola: una volta stabilita la lista dei passi da compiere, non bisognerà scervellarsi ogni volta per capire cosa fare;
  • fa risparmiare tempo, perché le attività saranno svolte una dietro l’altra senza dover saltare da una parte all’altra della documentazione;
  • è più sicura: con una checklist non rischiamo di eseguire i compiti nell’ordine sbagliato di dimenticarcene qualcuno;
  • permette in molti casi di suddividere e/o delegare i compiti a qualcun altro, che potrà eseguire un certo compito anche senza una preparazione troppo specifica o costosa.

Come primo esempio esaminiamo una checklist molto semplice, utilizzabile per la pubblicazione di un articolo su un blog:

  • Contenuti:
    • Ci sono ripetizioni?
    • Usare terza persona singolare e NON prima singolare nelle frasi
    • I listati sono corretti?
    • Le immagini sono corrette?
  • Stile e formattazione:
    • I listati vengono mostrati correttamente nella preview?
    • Controllare errori di ortografia
    • La tipografia è coerente con il messaggio?
    • C’è un <br /> dopo le immagini?
    • Le liste puntate e numerate sono formattate correttamente?
  • Search Engine Optimization (SEO):
    • Aggiunta dell’attributo “title” ai link
    • Aggiunta dell’attributo “alt” alle immagini
    • Scelta delle keyword
    • Scelta della/e sezione/i
  • Controllo
    • Pubblica anteprima
    • Controlla formattazione sull’anteprima
    • Interruzione flusso
    • Rileggi articolo ad alta voce

La suddivisione in “ambiti” o macro-argomenti è molto importante perché ci permette di affrontare l’esecuzione della lista in blocchi, permettendoci periodiche pause per controllare che tutto stia procedendo come stabilito.

Purtroppo questa forma a elenco puntato, per di più gerarchico, è poco pratica da gestire; sia su carta (se la vogliamo stampare) sia a video non è facile capire a che punto siamo arrivati. Certamente una forma tabellare è più congeniale:

AmbitoTaskFatto
ContenutiCi sono ripetizioni?
ContenutiUsare terza persona singolare e NON prima singolare nelle frasi
ContenutiI listati sono corretti?
ContenutiLe immagini sono corrette?
Stile e formattazioneI listati vengono mostrati correttamente nella preview?
Stile e formattazioneControllare errori di ortografia
Stile e formattazioneLa tipografia è coerente con il messaggio?
… eccetera

In questo caso la cosa migliore da fare è utilizzare un foglio elettronico; ce n’è davvero per tutti i gusti: i classici Excel vs. OpenOffice Calc, ma anche KSpread, Gnumeric o altri vanno sicuramente bene. Sarà sufficiente inserire l’elenco dei task ed eventualmente categoria, note, eccetera, e inserire un segno di spunta (va bene anche una semplice “x”) a fianco di un task ogni volta che lo completiamo.

Abbiamo allegato all’articolo un esempio di template per OpenOffice Calc adatto allo scopo, con qualche caratteristica piuttosto avanzata. Innanzi tutto la pagina inziale ci mostra un grafico e la percentuale di completamento dei task:

 

Nel secondo foglio invece c’è l’elenco dei task; per velocizzare il lavoro, la colonna Status utilizza una selezione a tendina per inserire uno dei seguenti valori: OPEN, IN PROGRESS e CLOSED.

 

Sicuramente questo template sofisticato è sprecato (se non controproducente) per la piccola checklist del blog; tuttavia quando i task diventano molti è sicuramente d’aiuto avere una visione d’insieme e uno strumento semplice per gestirli in un punto centralizzato. Esempi di utilizzi “pesanti” delle checklist sono:

  • installazione e configurazione di un Content Management System (CMS) o di un sito web;
  • inserimento/modifica di molti contenuti in un’unica soluzione;
  • interventi di emergenza: ripristino di un backup, disattivazione temporanea del sito;
  • esecuzione di compiti di ordinaria amministrazione: aggiunta/modifica utenti, revisione della coda dei commenti di un blog, controllo dei filtri antispam, eccetera.

Problemi

Come tutto, anche l’uso di checklist non è esente da problemi ed errori da evitare. Vediamo quali sono.

Sicuramente il rischio maggiore è di “procedere con i paraocchi” e di non accorgersi degli eventuali incidenti di percorso. La soluzione è di non avere fretta di finire, ma soprattutto di aspettare a segnare come “fatto” un task se non si è sicuri al 100% che sia davvero così.

Un altro aspetto cruciale è che le checklist non sono scolpite nella pietra ma vanno continuamente aggiornate. I motivi di ciò sono molteplici, ne citiamo alcuni: errori nella creazione della checklist, miglioramenti alla lista stessa, modifiche al software o al sistema su cui si opera, modifiche dei requisiti.

Conclusioni e risorse

Clicca qui per scaricare l’archivio contenente il template Openoffice.

Per concludere, vi segnaliamo un’interessante raccolta di checklist compilata da Smashingmagazine.com:

Smashingmagazine.com: “45 Incredibly Useful Web Design Checklists and Questionnaires”

L’articolo presenta molte checklist, specifiche per i web designer ma adattabili a molti contesti “vicini”, dalla gestione dei clienti, allo sviluppo, all’amministrazione di siti web.