Cominciamo oggi un excursus di approfondimenti su tutti i servizi di Hosting Solutions riferiti allo Smart Working ed al Telelavoro, cominciando da NextStorage.
Cos’è NextStorage?
NextStorage è un sistema di condivisione e sincronizzazione di file e documenti basato sulla piattaforma opensource Nextcloud, che garantisce un sistema intuitivo, veloce, sicuro e dotato di tutti gli strumenti necessari per lavorare al meglio in team. In questa guida vedremo quali sono questi strumenti. La sicurezza del servizio è garantita dalla connessione crittografata end-to-end.
Come si può utilizzare NextStorage?
Dopo aver sottoscritto il servizio (da questo link) è possibile utilizzarlo direttamente sul proprio browser con un dominio di terzo livello indicato al momento della sottoscrizione del servizio o con un proprio dominio già registrato (esempio: dominioregistrato.nextstorage.it oppure dominioterzolivello.nextstorage.it).
In alternativa, può essere scaricato il client, disponibile per device desktop e mobile e per tutti i sistemi operativi, direttamente dal sito di Nextcloud a questo link.
Per accedere al servizio, sarà sufficiente utilizzare le credenziali fornite al momento dell’attivazione dello stesso.
Cosa posso fare sulla piattaforma NextStorage?
Le funzionalità di NextStorage sono molteplici. Vediamole una per una.
Schermata principale
Appena effettuato l’accesso con le proprie credenziali ci troveremo di fronte ad una schermata principale di questo tipo. Nell’immagine in alto si può vedere che il menu in orizzontale nella parte alta dello schermo è quello principale ed è composto da:
- File (schermata presente nell’immagine)
- Attività
- Galleria
- Posta
- Contatti
- Calendario
- Note Veloci
- Altro (Deck e Annunci)
File
Questa sezione è quella principale, in essa è possibile vedere tutte le cartelle ed i singoli file salvati all’interno di NextStorage. A sinistra è presente il menu con varie voci. Per aggiungere un file basterà fare clic sul pulsante + posto in alto nell’immagine e selezionare il documento o la cartella dal proprio database. Con lo stesso pulsante + è possibile anche creare un nuovo file.
La voce Recenti consente di mostrare quali sono gli ultimi file modificati; alla voce Preferiti vengono mostrati i file o le cartelle contrassegnate come le più importanti; facendo clic su Condivisioni si aprirà una lista di cartelle che abbiamo condiviso con gli altri membri del team; infine, la voce Etichette consente di cercare i documenti filtrandoli in base ai tag assegnati.
Per accedere ad una cartella basterà un singolo clic su di essa, i file all’interno potranno essere visualizzati e modificati aprendoli con un singolo clic. Per tornare alla schermata principale basta fare clic sull’icona a forma di casa.
Il dettaglio nell’immagine mostra quali sono le opzioni per i singoli file o cartelle. L’icona Condividi, posta alla sinistra, consente di condividere l’elemento selezionato con un utente o di inviarlo via e-mail.
Attività
In questa pagina possono essere semplicemente visualizzate tutte le operazioni effettuate sul proprio pannello NextStorage, con la possibilità di filtrarle a seconda di chi le ha effettuate e su quale sezione.
Galleria
In questa sezione sono presenti tutte le foto ed i video salvati sul pannello NextStorage. Per visualizzarli basterà seguire la stessa procedura spiegata nella sezione File.
Posta
In questa sezione sarà possibile visualizzare ed inviare email dalla propria casella personale dopo aver effettuato l’accesso come sul proprio client.
Contatti
In questa sezione si possono aggiungere nuovi contatti facendo clic su + nuovo contatto e riempiendo i campi necessari. La lista dei contatti apparirà poi nella colonna centrale.
Calendario
Una delle sezioni più interessanti quando si tratta di Smart Working e Telelavoro è sicuramente quella del Calendario, che dà la possibilità di aggiungere e descrivere eventi importanti facendo clic su + Nuovo evento o, più semplicemente, sul giorno prescelto. Inoltre, facendo scorrere il mouse tra un giorno e gli altri si potrà creare un evento di più giorni. Tutti gli utenti collegati al NextStorage potranno quindi vedere in tempo reale tutti gli eventi aggiunti.
Note Veloci
Anche questa sezione si può rivelare particolarmente utile in fatto di Lavoro Agile, in quanto dà la possibilità di annotare qualcosa rapidamente per un membro del proprio team o per un cliente facendo clic su + Nuova nota. Apparirà un post-it come quello nella figura, al quale potrà essere anche cambiato colore a proprio piacimento.
Altro – Deck
Un’altra funzione ideale per lo Smart Working ed il Telelavoro è sicuramente quella del Deck (o lavagna). In questa sezione potremo creare più lavagne condivise sulle quali inserire le task con le rispettive scadenze facendo clic su + Crea una nuova lavagna.
Appena entrati nella pagina si può vedere una lista di tutte le lavagne create. Nel menu di sinistra si può scegliere se visualizzare solo quelle archiviate o solo quelle condivise. Per visualizzare il contenuto di una lavagna, fare clic sul nome di quest’ultima. Una volta visualizzate le lavagne, sarà possibile modificarle ed assegnarle ai vari membri del team.
Le task sono divise in: Da fare, In corso e Fatto. Per aggiungere altri compiti basta fare clic sul tasto + al di sotto delle task già presenti.
Per modificare il nome dell’attività basterà fare clic su Attività di esempio e rinominare. Per modificare invece tutti i dettagli, le scadenze e le assegnazioni ai membri di NextStorage basta fare doppio clic sulla barra grigia sotto al nome della task.
Altro – Annunci
Anche l’ultima funzionalità del servizio NextStorage è particolarmente utile per quel che riguarda il Lavoro Agile. Nella sezione Annunci, infatti, possono essere inserite le comunicazioni rivolte ad un membro del proprio team o ad un gruppo specifico. Sempre nella stessa pagina possono essere visualizzati tutti gli annunci già fatti.
Altre funzionalità
Sempre per migliorare e facilitare il lavoro da remoto, NextStorage consente la sincronizzazione delle cartelle dal client al device col quale si lavora. In questo modo, quando verrà aggiunto un nuovo documento, un’immagine o un video in una cartella del proprio client, se essa è stata impostata come condivisa, il contenuto della stessa verrà inserito automaticamente anche nella cartella creata nel proprio device, così che tutti possano visualizzare senza problemi e senza dover procedere ad invii di allegati via mail.
Come faccio ad aggiungere membri al team?
Basterà fare clic in alto a destra sull’icona rotonda (nel nostro caso contrassegnata dalla lettera T) e fare clic su Utenti nel menu a tendina che apparirà. Nella sezione Utenti si possono inserire altri membri del team (senza limitazioni di numero), assegnare loro le credenziali d’accesso e, infine, inserirli in gruppi diversi. Per gli utenti Admin è possibile anche assegnare la quantità di risorse prestabilita dei singoli membri.
È possibile vedere una messa in pratica di tutte queste funzionalità?
Hosting Solutions ha messo a disposizione tre videoguide sul proprio canale YouTube ai seguenti link:
- Panoramica del servizio
- Sincronizzazione di una cartella dal client al server
- Come caricare e creare file
