Lo Smart Working continua ad essere elemento di grande interesse nonostante la fine del lockdown ed il progressivo ritorno alla normalità dato dall’attuale allentamento delle misure sanitarie. Gli ultimi mesi hanno costituito una importante cesura in quelle che sono state, finora, le comuni pratiche lavorative seguite in Italia come in altri paesi per molto tempo. Come abbiamo visto spesso, però, il nostro paese è risultato essere ancora indietro riguardo all’implementazione di strumenti che consentano il lavoro da remoto e la minor necessità di essere presenti in ufficio per consentire all’azienda di raggiungere gli obiettivi prefissati.
Come già spiegato in passato, questa forma lavorativa ha statisticamente molti vantaggi dal punto di vista della produttività, basti pensare al minor numero di permessi richiesti ed alla stragrande maggioranza dei datori di lavoro che si dicono molto contenti del rendimento dei propri dipendenti.
Ridurre, però, lo Smart Working alla semplice assenza dall’ufficio è errato, poiché il concetto va pensato molto più come una sorta di distribuzione degli spazi con conseguente dematerializzazione degli uffici ai quali siamo stati finora abituati. Inoltre, è fondamentale spiegare che iniziare una transizione aziendale verso il lavoro agile significa anche cambiare le prospettive, poiché dal classico schema basato sulle ore in ufficio si passerà ad un assetto che mira agli obiettivi.
Una dei dubbi principali sul lavoro da remoto è quello della sicurezza dei sistemi, che è però aggirabile utilizzando strumenti rapidamente applicabili. Per fare un paio di esempi, è possibile inserire l’obbligo di autorizzazione per l’ingresso ai propri sistemi oppure crittografare le comunicazioni all’interno dell’azienda.
Uno dei passaggi chiave nella transizione allo Smart Working in sicurezza è senz’altro l’attivazione di una VPN, ovvero una rete privata virtuale ad accessi controllati. Il funzionamento di una rete privata è una sorta di estensione protetta della linea internet presente in azienda che consente di collegare tutto il team in modo protetto per limitare solo al proprio IP e ad un successivo login l’accesso, per esempio, al sistema gestionale. Esistono vari tipi di VPN, alcune sono più indicate per le sedi fisse mentre altre sono più consigliate per collegare la propria squadra da ogni posizione geografica, ovviamente anche i costi di implementazione differiscono in modo notevole.
Una volta che il team è collegato in modo sicuro alle reti aziendali sarà possibile inserire altri strumenti utili per il lavoro agile, come ad esempio dei sistemi di condivisione e sincronizzazione di file e cartelle.
Grazie alla loro interfaccia grafica, alla quale si può accedere solo utilizzando le credenziali fornite dall’azienda e solo se si è connessi alla VPN, questi strumenti diventano molto utili per il lavoro di squadra. Su NextCloud, una delle piattaforme opensource disponibili per questi scopi, è possibile inserire calendari da condividere con i colleghi così come inviare le task ai singoli dipendenti o a gruppi definiti di persone comprendendo anche dettagli e scadenze esatte. Questo, nell’ottica di lavoro per obiettivi, che è tipica dello Smart Working, aiuta sicuramente l’azienda a snellire i processi di produzione anche col team ubicato in luoghi diversi dall’ufficio.
I sistemi di file sharing e sincronizzazione consentono l’esecuzione di molte altre funzioni di primaria importanza come l’invio delle email, chat interne (molto simili a quelle presenti sulle versioni desktop dei social network più famosi) ed editing di documenti. Quest’ultimo punto è molto interessante, poiché non ci sarà bisogno di scaricare alcun documento in caso si vogliano apportare modifiche.
Gli ultimi strumenti per lo Smart Working che vale la pena trattare sono quelli che consentono di effettuare videoconferenze, risultati molto utili durante tutto il lockdown per qualsiasi tipo di meeting, dalla didattica a distanza alle classiche riunioni periodiche con i dipendenti. La fetta di mercato di tali strumenti, che stava già vivendo un incremento importante di successo, è letteralmente decollata durante la pandemia globale, arrivando a diventare di vitale importanza per moltissime realtà.
Gli strumenti utilizzabili per queste necessità sono di vario genere e nel mondo dei sistemi open source è possibile trovare alternative validissime come Jitsi e Big Blue Button. All’interno di queste soluzioni si possono trovare varie opzioni come le lavagne condivise, i sondaggi, le chat e la possibilità di proiettare le proprie presentazioni in PDF.
Al fine di approfondire tutti gli argomenti trattati finora, condividiamo in questo articolo il video dell’intervento integrale di Francesco Leoncino al Reseller Day – Live from the Future, evento dedicato a partner e rivenditori dei servizi Hosting Solutions.