Come preannunciato più volte, dal 2 febbraio è entrato in funzione il nuovo sistema digitale di gestione degli ordini provenienti dalle Pubbliche Amministrazioni (che da ora in poi chiameremo PA). Hosting Solutions ha creato un modulo aggiuntivo ai suoi servizi Safe Invoice B2B che consente la gestione di tali ordini direttamente dal pannello utente di App.Archivia.Online. Nei precedenti articoli sull’argomento, abbiamo spiegato come gli ordini saranno inviati dalle PA (salvo alcune eccezioni), verranno processati da NSO (Nodo Smistamento Ordini), che ne valuterà il rispetto dei criteri obbligatori e li farà recapitare alle ditte fornitrici.
In questo articolo faremo una panoramica sulle funzionalità del modulo aggiuntivo acquistabile direttamente dal Pannello di Controllo di Hosting Solutions.
Dopo aver effettuato l’accesso al portale, fare clic su Ordini Elettronici nel menu di sinistra e, successivamente, su Cerca Ordini.
All’interno della pagina Ordini Elettronici verso la Pubblica Amministrazione dovranno essere inseriti i seguenti dati:
– Data documento
– Azienda (nel caso si operi per più aziende)
– Stato. Scegliendo tra quelli presenti nell’immagine in basso.
Facendo clic su Altri Filtri sarà possibile aggiungere altri dati di ricerca come: Numero, Contenuto Annotazioni, Nominativo e Identificativo Fiscale.
Dopo aver selezionato le proprie preferenze, fare clic su Filtra.
Guida alla colonna “Stato”
Tra i documenti IN LAVORAZIONE troviamo i seguenti:
– bloccato (l’ordine è stato fermato per mancanza di risorse)
– in redazione (l’ordine è in lavorazione)
– pronto (il documento è pronto per essere inviato al cliente)
– inviato
– validato (per NSO l’ordine è formalmente corretto)
– non validato (per NSO l’ordine non è formalmente corretto)
– scartato (NSO ha rifiutato l’ordine per via di errori formali la cui motivazione è indicata all’interno)
– mancata consegna (NSO notifica che l’ordine è ricevuto ma non consegnato al cliente)
– avvenuta trasmissione impossibilità recapito (NSO è riuscita a recapitare l’ordine all’ente)
– consegnato
– variato (in caso di accettazione con modifiche)
– accettato (ricevuto dall’ente e approvato)
Tra i documenti CONCLUSI troviamo invece:
– rifiutato
– evaso
– eliminato
Tutte le risposte agli ordini devono essere reinviate all’ente passando da NSO. I documenti di risposta ad un ordine completo possono avere lo stato Pronto o Inviato, ciò significa che l’ordine di risposta è stato redatto e, eventualmente, è stato anche inoltrato a NSO, che lo recapiterà all’ente.
Dopo questi due passaggi, NSO fa pervenire al mittente lo stato dell’invio della risposta con diversi tipi di ricevute:
– Ricevuta di consegna (NSO è riuscita a recapitare la risposta)
– Ricevuta di mancata consegna (NSO non è riuscita a consegnare all’ente la risposta)
– Ricevuta di impossibilità di recapito (NSO fa sapere di non riuscire ad inviare la risposta all’ente)
– Notifica di scarto (anomalia e NSO non ha accettato la risposta)
– Ricevuta di validazione (esclusivamente in ricezione dell’ordine)
Tutte queste ricevute possono essere consultate nella colonna Documenti
Nella lista che appare in basso possono essere visti tutti gli ordini del periodo scelto. Le icone della colonna Azioni permettono di visionare o scaricare gli ordini in PDF o XML. Le icone dei documenti già visionati o scaricati sono riconoscibili grazie al cambio di colore dell’icona dal nero al grigio (fare clic sull’immagine per ingrandirla).
Come si può vedere nell’immagine, sono previsti tre tipi di ordine:
Ordine Semplice (sottolineato in giallo)
L’ente invia l’Ordine a NSO, che lo processa e lo invia al Fornitore. Questo tipo di ordinazione non prevede Risposte, tutte le eventuali comunicazioni successive tra Cliente e Fornitore dovranno avvenire tramite i canali comuni (email, PEC eccetera). L’unico documento scambiato è, quindi, l’Ordine.
Ordine Completo (sottolineato in verde)
L’ente invia l’ordine a NSO, che lo processa e lo invia al Fornitore. Questo tipo di ordinazione prevede anche l’eventualità, per il fornitore, di inviare una Risposta anziché utilizzare i canali dell’ordinazione semplice. NSO, poi, processerà la Risposta e la invierà all’ente.
L’Ente, a questo punto, potrà decidere di inviare a sua volta un Ordine di riscontro riferito all’ordine di partenza, nel quale indicherà se ha accettato, rifiutato o se intende sostituire l’Ordine iniziale. Quest’ultima opzione darà il via ad un nuovo iter di ordinazione, annullando l’Ordine iniziale.
Ordine Pre-Concordato (sottolineato in azzurro)
L’iter, in questo caso, inizia con l’invio dell’Ordine pre-concordato da parte del Fornitore. NSO processerà ed invierà l’Ordine all’Ente, che a sua volta potrà avviare un nuovo processo di Ordinazione inviando un Ordine di riscontro.
L’Ordine pre-concordato può essere modificato dal Fornitore inviando un nuovo Ordine dello stesso tipo nel quale viene fatto riferimento a quello che si intende modificare. In questo caso si parla di Ordine Pre-concordato Sostitutivo.
Ordine Semplice
Il documento d’ordine viene ricevuto sul portale in formato XML (obbligatorio per l’invio di documenti da e per NSO) e, nella colonna Stato, viene visualizzato lo stato Consegnato. Facendo clic sull’icona a forma di chiave inglese si può definire lo stato da assegnare all’ordine.
Facendo clic su Elimina l’ordine viene cancellato, mentre facendo clic su Segna come EVASO lo stato documento cambia in “evaso” diventando di colore verde.
Nella colonna Documenti è possibile prendere visione dell’ordine iniziale in una nuova scheda oltre alla ricevuta metadati facendo clic sui link.
Ordine Completo
Questo tipo di ordine, come quello semplice, può essere Evaso o Eliminato, ma può essere anche Sostituito, Accettato o Negato.
Facendo clic su Sostituisci si potrà modificare l’ordine pervenuto (esempio: mi vengono ordinate 3 unità di prodotto e ne ho a disposizione soltanto 2) SENZA dover creare un nuovo ordine. In questo caso si parla di Accettazione con Modifiche. Accettando l’ordine, invece, verrà inviata la notifica di accettazione a NSO senza alcuna modifica.
Il Diniego (l’ordine non posso/voglio evaderlo) farà pervenire al cliente la comunicazione del proprio diniego.
Ordine Pre-Concordato
A differenza degli altri due tipi di ordine, l’Ordine Pre-Concordato deve essere compilato dal fornitore.
Il pannello di App.Archivia.Online permette la creazione di un ordine pre-concordato dopo aver fatto clic su Crea Ordine Pre-Concordato (sottolineato a destra nell’immagine).
La pagina Modifica Ordine consente la compilazione di un ordine pre-concordato.
In questa pagina dovranno essere inseriti tutti i dati relativi all’ordine di acquisto o di consegna da compilare ed i dati dell’intestatario fattura. Inoltre, facendo clic su + Nuova Riga potrà essere aggiunta una riga d’ordine. Al termine delle operazioni, se l’ordine è stato redatto correttamente, sarà possibile fare clic su Invia Ordine a NSO (sottolineato in rosso nell’immagine successiva).
Qualora l’ordine non fosse stato completato è possibile fare clic su Salva Testata per ritornare alla schermata precedente. La colonna Stato della tabella di ricerca segnerà l’ordine pre-concordato appena creato come In redazione.
Come per gli altri ordini, facendo clic sulla chiave inglese è possibile eliminare o modificare e completare l’ordine tornando nella pagina Modifica Ordine.
