Di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva si parla ormai da alcuni anni ma è nei prossimi 12 mesi che i due termini interesseranno da vicino le aziende.
L’approvazione della manovra finanziaria 2018, avvenuta lo scorso 30 novembre 2017, ha infatti dato il via all’iter che dal 1 gennaio 2019 renderà obbligatoria l’emissione delle fatture elettroniche tra privati titolari di partita IVA. Nella Pubblica Amministrazione la disposizione è entrata in vigore il 31 marzo 2015 mentre la possibilità di utilizzare le fatture elettroniche (1 gennaio 2017) tra imprese non ha riscosso molto successo – probabilmente perché facoltativa.
Le due seguenti definizioni fornite dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) sono importanti perché alla base della prossima fase del progetto di digitalizzazione e dematerializzazione dei processi delle imprese italiane:
“La fattura elettronica è un documento in formato digitale la cui autenticità e integrità sono garantite dalla presenza della firma elettronica di chi emette la fattura [e] dalla trasmissione della fattura ad uno specifico Sistema di Interscambio (SDI).
Un Sistema di Interscambio è [una] piattaforma che trasmette la fattura elettronica dal fornitore alla Pubblica Amministrazione [PA], trasmette le notifiche relative alle attività svolte alla PA e al fornitore, consente al Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) il Monitoraggio della Finanza Pubblica”.
Conservazione sostitutiva, vantaggi.
Affinché un documento digitale (come la fattura elettronica) abbia lo stesso valore legale della versione cartacea e possa essere archiviato e consultabile per il periodo di tempo stabilito dalla legge (10 anni), è stata elaborata un’apposita procedura, la conservazione sostitutiva, la cui applicazione “garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici”. Da questo punto di vista sono importanti la firma digitale e la marca temporale – certificato elettronico che reca data ora di applicazione della marcatura e la cui manomissione pregiudica l’autenticità del documento stesso.
I benefici garantiti dall’abbandono del formato cartaceo sono molteplici e vanno da un efficientamento dei controlli fiscali (un maggior numero di informazioni consente di effettuare accertamenti più accurati e contrastare gli evasori) fino all’ottimizzazione e/o automazione di vari processi legati all’emissione delle fatture, con una conseguente diminuzioni dei costi, degli inconvenienti (errori di registrazione, documentazioni smarrite, falsificazioni, duplicazioni etc.) e dei tempi medi di pagamento.
Più in generale è possibile affermare che la fatturazione elettronica rappresenta “un passaggio fondamentale per completare il processo di evoluzione verso il digitale da parte di tutte le imprese che troveranno nell’adesione al piano Industria 4.0 la concretizzazione della gestione digitale della produzione (di beni e servizi)”.
Le prossime scadenze
Come detto in apertura l’emissione di fattura elettronica tra privati sarà obbligatoria dal 1 gennaio 2019, bisogna tuttavia tenere presente che in alcuni ambiti tale disposizione scatterà in anticipo, nello specifico:
- 1 luglio 2018 – per “cessioni di benzina o di gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori” e “prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese nel quadro di un contratto di appalto di lavori, servizi o forniture stipulato con un’amministrazione pubblica”.
- 1 settembre 2018 – tax free shopping, ovvero “[…] cessioni a soggetti domiciliati o residenti fuori dalla Comunità europea di beni per un complessivo importo, comprensivo dell’imposta sul valore aggiunto, superiore a 154,94 euro destinati all’uso personale o familiare, da trasportarsi nei bagagli personali fuori del territorio doganale della Comunità medesima, possono essere effettuate senza pagamento dell’imposta”.
