Fatturazione Elettronica: guida alla Conservazione Sostitutiva

Archivia.online e fatturazione elettronica

 

Figura 1.

Figura 1.

Dopo aver trattato vari argomenti legati al ciclo attivo e passivo della fatturazione elettronica, è il momento di spiegare quello che accade dopo questi due cicli: la conservazione sostitutiva.

Prima di iniziare, va ricordato che Safe Invoice B2B di Hosting Solutions provvede automaticamente alla creazione di Pacchetti di Archiviazione per i propri clienti, che altro non sono che archivi informatici contenenti fatture che vengono marcati temporalmente e firmati digitalmente.
Inoltre, la generazione automatica di questi PdA è fatta seguendo tutte le disposizioni della legge sulla fatturazione elettronica.

Come già visto nella guida d’introduzione alla fatturazione elettronica, la conservazione sostitutiva delle fatture attive e passive è obbligatoria per dieci anni, e non sarà necessario convertire al digitale le vecchie fatture cartacee. Col servizio Safe Invoice B2B, inoltre, la conservazione viene garantita per dieci anni anche in caso di rescissione del contratto.
Anche se la generazione dei PdA è, come detto, automatica, esiste la possibilità di crearli anche in maniera autonoma, e questa guida mostrerà come fare.

Per iniziare a creare un PdA (Pacchetto di Archiviazione) si dovrà anzitutto effettuare l’accesso ad app.archivia.online ed andare nella colonna di sinistra. Una volta cliccato su “Conservazione sost.” si aprirà un menu a tendina, nel quale si dovrà selezionare la prima voce disponibile, ovvero genera PdA (figura 1).

Una volta entrati nella pagina dal nome Genera pacchetti di archiviazione, verrà visualizzata una lista più o meno lunga con i vari archivi fiscali già creati (figura 2), ed in basso una sezione chiamata Nuova richiesta di archiviazione/conservazione (dettaglio in figura 3) nella quale, inserendo

Conservazione sostitutiva

Figura 2 – pagina “Genera pacchetti di archiviazione (PdA)”.

 

vari dati, sarà possibile generare la richiesta di un nuovo PdA premendo sul pulsante Genera Richiesta in basso a destra.

Conservazione sostitutiva

Figura 3 – dettaglio figura 2.

La schermata successiva sarà quella dedicata al completamento del PdA (parte alta nella figura 4), e qui ci sono vari dettagli ai quali fare attenzione.

Conservazione sostitutiva

Figura 4 – pagina “Completa pacchetto”.

Iniziando con la parte relativa alla Richiesta di Archiviazione, si possono notare i dati preinseriti e quelli che si possono modificare, fra i quali la data di scadenza del periodo di conservazione e la descrizione pacchetto. Il primo dei due menu a tendina è molto importante, poiché permette la scelta dell’anno di scadenza dando anche la possibilità di andare oltre i dieci anni d’obbligo.

Passando poi alla parte Documenti nel pacchetto di archiviazione (PdA) da generare si può vedere che si può scegliere tra varie opzioni di visualizzazione e selezionare i file da mostrare nell’elenco che ne scaturirà (scelta tra “compreso documenti già archiviati” ed “escluso già archiviati”).

Riguardo a come caricare i documenti su app.archivia.online, si rimanda alla guida apposita.
Nel caso in figura 4 si nota che viene fatto notare un errore scritto in rosso (“file non firmato! Numero mancante!”), così come viene annotato nel riepilogo più in basso. Per modificarlo, basterà premere sulla piccola icona modifica posta nella colonna Documento accanto alla voce fattura, così facendo ci sarà la possibilità di aggiungere i campi mancanti o modificare i già compilati visualizzando anche la fattura stessa.

Una volta che il pacchetto è correttamente generato, sarà possibile ritrovarlo nella apposita sezione Pacchetti (PdA) generati (figura 5), ovvero la terza voce del menu a tendina visto in figura 1. Se invece è necessario correggere qualche dato, il pacchetto verrà ritrovato nella pagina Genera PdA nella lista in alto della figura 2.

Conservazione sostitutiva

Figura 5 – pagina “Pacchetti (PdA) generati”.