Figura 1.
Prima di poter effettuare la conservazione sostitutiva vera e propria creando i PdA (Pacchetti di Archiviazione), ovvero archivi informatici contenenti fatture marcati temporalmente e firmati digitalmente, si possono caricare altri documenti correlati alle fatture.
Nella pagina Caricamento Documenti, alla quale si accede tramite il link sottolineato nella figura 1, si dovrà fare clic sul pulsante Sfoglia associato alla voce Caricamento Singolo file come evidenziato nella figura 4.
Figura 2 – dettaglio “carica file documento”.
Una volta selezionato il documento da caricare si potrà scegliere il tracciato dal menu a tendina, ovvero indicare se il file va caricato come fattura attiva o passiva (figura 2). Il passaggio terminerà cliccando su Carica File.
Figura 3 – dettaglio “scelta tracciato”.
Se tutto è stato caricato correttamente, nella pagina successiva apparirà una scritta come quella della figura 4, se invece i file saranno da modificare apparirà un messaggio come quello della figura 5.
Figura 4.
Figura 5.
Figura 6 – dettaglio “modifica documento”.
Nel secondo dei due casi appena citati, bisognerà fare clic sulla matita (dettaglio in figura 6) accanto al file caricato ed entrare in una schermata come quella della figura 7.
Una volta compilati i campi basterà premere su memorizza. È opportuno specificare che se alcuni dei campi obbligatori non sono stati riempiti, il sistema non memorizzerà le modifiche e rimarrà sulla pagina fin quando non si potrà terminare l’operazione.
Si consiglia comunque di completare tutti i campi (non soltanto quelli obbligatori), in quanto questi ultimi saranno utili quando si avrà bisogno di ricercare i documenti caricati.
Quando le modifiche saranno ultimate correttamente, tornando alla pagina precedente si riuscirà ad acquisire il documento (vedi figura 4) e verrà mostrato un report del documento in primo piano.
Figura 7 – modifica e inserisci dati del documento.
Questo farà terminare il caricamento dei documenti, che finiranno nella sezione storico caricamenti e saranno pronti per la conservazione sostitutiva, che verrà descritta nella prossima guida.
È utile anche ricordare che può esistere la necessità di caricare altri tipi di documenti o di caricare fatture in XML ma con caratteristiche specifiche diverse da quelle di default.
Per farlo con Safe Invoice B2B di Hosting Solutions sarà necessario effettuare l’accesso al portale app.archivia.online e, dopo aver cliccato su Tracciati importazione (seconda sottolineatura figura 1), bisognerà duplicare uno dei campi presenti nella breve lista della pagina Tracciati Importazione (figura 8).
Per duplicare uno dei tracciati presenti, basterà cliccare sul foglietto della colonna Azioni riferito al tracciato da modificare, poi dovremo rinominarlo ed apparirà una copia della voce duplicata, e sarà modificabile cliccando sul nome del tracciato.
Nella schermata successiva, chiamata Modifica Tracciati Importazione (figura 9), sarà possibile modificare il tracciato o le descrizioni (il nome che metteremo lo troveremo poi nella lista su “carica documenti), la voce Documento contenuto e tutti gli altri campi.
Per terminare questo iter basterà cliccare Memorizza e poi <<Indietro. Una volta tornati alla pagina di manutenzione dei tracciati si dovrà ricordare di attivare quello appena creato con la duplicazione.
Adesso sarà possibile caricare documenti come spiegato all’inizio di questa guida e selezionando il tracciato modificato.
Figura 8 – Tracciati importazione.
Figura 9 – modifica tracciati importazione.
