Le email rappresentano lo strumento di comunicazione maggiormente utilizzato a livello business. Giornalmente ogni lavoratore impiega molto del suo tempo nel controllo e nella gestione della posta elettronica aziendale.
Secondo uno studio condotto da Radicati un impiegato controlla mediamente la propria email circa 36 volte in un’ora e durante il giorno invia e riceve circa 105 messaggi. Le operazioni compiute per il controllo della casella di posta e la gestione di tutti i messaggi ruba al lavoratore oltre un’ora di lavoro al giorno, tempo che dovrebbe essere impiegato per svolgere la propria attività lavorativa e non per risolvere i problemi che ruotano intorno alle email.
Gli esperti marketing aziendali dovrebbero mettere in pratica, quindi, tutte le strategie possibili per cercare di ridurre al minimo questo tempo sottratto all’attività lavorativa di ogni dipendente.
In questo articolo ho scelto di raccogliere 22 plugin applicabili su Gmail, il servizio di posta elettronica di Google tra i più diffusi a livello aziendale, che ti consentiranno di migliorare la gestione delle email. In particolare ti aiuteranno nella pulizia della casella di posta, nella visualizzazione delle email di interesse, nell’attuazione di un buon piano marketing e in generale ti consentiranno di migliorare la produttività sul posto di lavoro.
Come semplificare e automatizzare l’invio delle email con Gmail
Senza rendersene conto, spesso si finisce a trascorrere la maggior parte della propria giornata nell’invio e nella lettura delle email. Esistono dei plugin Gmail che aiutano a migliorare queste operazioni con processi automatizzati. Vediamoli di seguito.
1. Boomerang
Boomerang è un plugin che può essere utilizzato per programmare l’invio di email o per ricevere una reminder, in un momento specifico della giornata, che ti ricorda di inviare un messaggio a un collega o a un amico.
Boomerang è molto utile non soltanto dal punto di vista della gestione, ad esempio grazie alla pianificazione degli invii è possibile programmare invio di fatture settimanali o mensili, invio di resoconti ecc., ma anche dal punto di vista marketing, potendo pianificare campagne di email marketing o invio automatico di messaggi ai clienti in caso di richieste particolari e così via.
Boomerang possiede una funzione che consente di eliminare momentaneamente le email dalla lista dei messaggi da leggere e farle comparire in altro momento della giornata come non messaggi non letti. Questo consentirà di evitare che le email una volta aperte, vengano sepolte e dimenticate nella lista innumerevole di messaggi ricevuti.
2. Clientele.io
Questo plugin è stato realizzato per gli esperti marketing che voglio massimizzare i tassi email follow-up. Clientele.io traccia i risultati dell’attività email durante la giornata e indica di conseguenza quali sono gli orari migliori per inviare i messaggi a determinate persone.
3. FollowupCC
FollowupCC è un plugin per Gmail che consente di scegliere una data di follow-up quando bisogna inviare/rispondere ad una email.
Se non si riceve alcuna risposta alla email, verrà inviata in automatico un messaggio per ricordare il follow-up. Questo plugin, inoltre, consente di monitorare chi sta visionando l’email, attivando le notifiche su una barra laterale.
4. Yet Another Mail Merge
L’utilizzo del mail merge si è ridotto nel corso degli anni, ma in alcune situazioni può ritornare comunque utile. Questa operazione consente di inserire le informazioni di contatto come nome, indirizzo email, telefono e così via in un foglio di calcolo. Con Yet Another Mail Merge è possibile inviare una email a tutti questi indirizzi.
5. WiseStamp
WiseStamp ti consente di creare una firma email personalizzata che di certo si distinguerà tra le tante altre.
Una firma email elegante ed esaustiva è molto importante dal punto di vista marketing. Essa infatti racchiude tutte le informazioni personali e fornisce delle indicazioni sul brand. Inoltre la sua presenza “riempitiva” dissuade tutte quelle persone che potrebbero valutare in maniera negativa una risposta breve e concisa. Con WiseStamp è possibile includere nelle firme al termine di ogni email anche delle foto e dei link.
Continua a seguirci per scoprire altri plugin Gmail che ti rivelerò nella prossima parte dell’articolo.
